2019-01-23

Regulamin pracowni naukowych

Załącznik do Zarządzenia nr 6/2020

Dyrektora Archiwum Państwowego w Toruniu

z dnia 21 maja 2020 r. w sprawie wprowadzenia

Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych

w pracowniach naukowych Archiwum Państwowego w Toruniu

 

 

 

Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych

w pracowniach naukowych Archiwum Państwowego w Toruniu

 

§1

  1. Regulamin określa sposób, tryb i zakres korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych Archiwum Państwowego w Toruniu, a także wymagania porządkowe związane z korzystaniem z materiałów archiwalnych.

 

  1. W sprawach nieokreślonych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy zawarte w Zarządzeniu Nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 roku w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

 

§2

  1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji w pracowni naukowej Archiwum Państwowego w Toruniu wypełnia „Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego” (zwane dalej: Zgłoszeniem), którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. Obejmuje ono dane użytkownika.

 

  1. Integralną częścią Zgłoszenia jest „Wykaz zespołów (zbiorów) archiwalnych wykorzystanych w Pracowni Naukowej” (zwany dalej Wykazem zespołów), którego wzór stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.

 

  1. W odniesieniu do archiwaliów zawierających dane prawnie chronione wymagane jest dodatkowo wypełnienie przez Użytkownika „Oświadczenia o ochronie danych” (zwanego dalej Oświadczeniem), którego wzór stanowi załącznik nr 3 do regulaminu. Niezależnie od tego Archiwum może zażądać złożenia przez użytkownika wyjaśnień, oświadczeń lub dokumentów na potwierdzenie posiadania uprawnień do zapoznania się z treścią tego typu archiwaliów (w tym pisemnej rekomendacji od opiekuna naukowego).

 

  1. Podanie w Zgłoszeniu informacji niezbędnych dla bieżącego zarządzania udostępnianiem archiwaliów jest obligatoryjne. Pozostałe pola Zgłoszenia, graficznie wyróżnione na formularzu, wypełniane są opcjonalnie. Informacje należące do tej drugiej grupy służą analizie potrzeb badawczych, a ich ewentualne pominięcie nie powoduje ograniczenia uprawnień do korzystania z materiałów archiwalnych.

 

  1. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu, podając datę modyfikacji.

 

  1. Zgłoszenie uważa się za aktualne przez 12 miesięcy, licząc od ostatniej wizyty użytkownika w pracowni naukowej Archiwum.

  2. Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego, Wykaz zespołów oraz Oświadczenie mogą zostać złożone drogą elektroniczną. Użytkownik podpisuje zgłoszenie podczas pierwszej wizyty w Archiwum jeśli nie autoryzował go wcześniej podpisem elektronicznym lub podpisem w profilu ePUAP. W przypadku konieczności uzyskania dodatkowych oświadczeń o uprawnieniach do dostępu do informacji, oświadczenia takie mogą być złożone drogą elektroniczną i muszą być autoryzowane podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

 

§3

  1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówienia użytkownik wyszukuje samodzielnie. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez Archiwum środki ewidencyjne i opracowania informacyjne, udostępniane w formie papierowej lub elektronicznej. Jeśli inwentarz posiada formę elektroniczną to jest udostępniany w takiej postaci w portalu szukajwarchiwach.gov.pl lub w pracowni naukowej.

 

  1. Korzystanie drogą elektroniczną z ogólnie dostępnych materiałów archiwalnych odbywa się bez zgłoszenia i bez imiennej identyfikacji użytkowników

 

  1. Pomoce ewidencyjno-informacyjne, o ile nie zawierają danych prawnie chronionych, są udostępniane przed złożeniem Zgłoszenia.

 

  1. Ogólnych informacji o zasobie Archiwum, dostępnych pomocach ewidencyjno-informacyjnych i o zasadach udostępniania archiwaliów udzielają pracownicy Archiwum dyżurujący w pracowni naukowej.

 

§4

  1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie Zamówienia użytkownika (rewersu), którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu. Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Użytkownik może wypełnić interaktywny rewers elektroniczny dostępny na stronie internetowej archiwum: http://torun.ap.gov.pl/ i przesłać go na adres właściwej pracowni naukowej:

archiwum@torun.ap.gov.pl (Oddział I),

pracownia_torun@torun.ap.gov.pl (Oddział II),

pracownia_wloclawek@torun.ap.gov.pl (Oddział we Włocławku).

 

  1. Każda udostępniana jednostka archiwalna opatrzona jest drukiem Rejestru udostępnienia materiałów archiwalnych (metryczką jednostki archiwalnej), którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu. Użytkownik zasobu powinien wpisać w odpowiednich polach datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko; może też podać temat swojej pracy (przedmiot badań).

 

§5

  1. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje (kserokopie, mikrofilmy, kopie cyfrowe), udostępniane są w takiej postaci. Udostępnienie tych materiałów w formie oryginałów wymaga każdorazowo zgody Dyrektora Archiwum.

 

  1. Na wniosek użytkownika Archiwum może czasowo sprowadzić reprodukcje materiałów archiwalnych z innych archiwów państwowych, a w szczególnych przypadkach także z innych instytucji na podstawie porozumienia. Użytkownik pokrywa koszty opłaty pocztowej za przysłanie i odesłanie reprodukcji.

 

§6

  1. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej jest możliwe codziennie od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 – 11.00 i 12.00 – 15.00 po uprzednim zgłoszeniu telefonicznym lub mailowym i ustaleniu terminu wizyty. W pomieszczeniu może jednocześnie przebywać dwóch użytkowników i pracownik Archiwum. Użytkownicy są zobowiązani do noszenia maseczki i rękawic ochronnych w czasie wizyty w pracowni.

 

  1. Zamówione materiały archiwalne lub ich reprodukcje wydawane są uprawnionemu użytkownikowi przez dyżurującego pracownika z podręcznego depozytu pracowni przy każdorazowym korzystaniu z tych materiałów.

 

  1. Maksymalna liczba oryginalnych jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia wynosi 5 jednostek archiwalnych. Ograniczenie wynika z wymogów zabezpieczenia zasobu. W uzasadnionych przypadkach liczba ta może zostać zmieniona przez kierownika oddziału.

 

  1. W wypadku jednostek zawierających akta luźne o szczególnej wartości (np. dokumenty papierowe, druki ulotne, materiały ikonograficzne) udostępniane są kolejno pojedyncze jednostki.

 

  1. W przypadku korzystania ze szczególnie cennych materiałów (wymienionych w punkcie 3) użytkownik przerywający pracę nad nimi i na krótki czas opuszczający pracownię naukową, może zostać zobowiązany do każdorazowego ich deponowania u dyżurującego.

 

  1. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej zwraca je dyżurującemu, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie pracowni naukowej.

 

  1. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów znajdujących się w podręcznym depozycie przekracza dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.

 

§7

  1. Na miejsce zajmowane w pracowni naukowej nie wolno wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie archiwaliów (w tym artykułów spożywczych) a także teczek i toreb.

 

  1. Użytkownik korzysta z udostępnionych materiałów w ramach złożonego Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.

 

  1. W odniesieniu do wymagających tego materiałów archiwalnych użytkownik korzysta z rękawic ochronnych, które zapewnia Archiwum.

 

  1. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników.

 

  1. Wynoszenie poza pomieszczenie pracowni naukowej materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych przez użytkowników jest zabronione.

 

§8

  1. W toku korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich kopie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:

 

  1. jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego,
    w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkownika i nie ma na celu uzyskania reprodukcji o szczególnych cechach jakościowych, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych,

     

  2. jest prowadzone przy użyciu aparatu fotograficznego w trybie cichym, bez stosowania statywu i dodatkowego oświetlenia, na stole, na którym materiały są wykorzystywane przez użytkownika, bez ingerowania w ich układ i formę (bez dodatkowego dociskania, prostowania, obciążania, itp.),

     

  3. jest prowadzone przy użyciu rękawic ochronnych, o ile jest to wskazane ze względu na rodzaj i stan zachowania materiałów archiwalnych, z których wykonywane są kopie,

     

  4. nie może być przesłanką do udostępniania oryginałów materiałów archiwalnych posiadających reprodukcje,

     

  5. nie powoduje dodatkowego ryzyka naruszenia wolności i praw osób, których dane znajdują się w materiałach archiwalnych.

 

  1. Powyższe uregulowania odnoszą się również do fotografowania obrazu z czytnika mikrofilmowego oraz ekranu komputerowego.

 

 

§9

Zbiory biblioteczne Archiwum Państwowego w Toruniu udostępnia się osobom korzystającym z materiałów archiwalnych. Do udostępniania zbiorów bibliotecznych przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio.

 

§10

Do udostępniania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej przez Archiwum na podstawie cywilnych umów przechowania, mają zastosowanie odrębne regulacje.

 

§11

Rażące nieprzestrzeganie przez użytkownika zasad korzystania z materiałów archiwalnych może stanowić podstawę do wydania decyzji o odmowie udostępniania materiałów archiwalnych.

 

§12

W okresie pandemii SARS-CoV-2 w pracowniach naukowych Archiwum Państwowego w Toruniu obowiązują procedury bezpieczeństwa określone w Zarządzeniu nr 5/2020 Dyrektora Archiwum Państwowego w Toruniu w sprawie wprowadzenia Procedur bezpieczeństwa w Archiwum Państwowym w Toruniu na okres trwania epidemii SARS-CoV-2.

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskich 1/3, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP dla osób wskazanych we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu.
Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub listownie – na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod@mc.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..